หน่วยที่ 1
1 รู้จักกับ Microsoft Excel
มารู้จักกับ Microsoft Excelกันดีกว่า
โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางทำงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมภ์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจากA,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว (Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ปัจจุบันโปรแกรมตารางทำงาน มีความสามารถ 3 ด้าน คือ คำนวณ นำเสนองานด้วยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประเภทตารางทำงานมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ปี 2522ใช้โปรแกรมตารางทำงานชื่อว่า วิสิแคล(VisiCalc) ต่อมาปรับปรุงชื่อว่า ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ในปี 2525 ในพัฒนาโปรแกรมชื่อว่า มัลติแพลน (Multiplan) ปี2526ได้ปรับปรุงโปรแกรมชื่อว่าโลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นที่นิยมอย่างมาก ออราคิล (Oracle) และต่อมาบริษัทไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบงานวินโดวส์ขึ้นมาเพื่อให้ใช้ได้ง่ายชื่อว่า ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล (Excel)
โปรแกรมตารางทำงานหรือกระดาษคำนวณ(Spreadsheet) ที่มีใช้ในประเทศไทย เริ่มจากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทำงานบน DOS และได้รับการพัฒนาการใช้อย่างต่อเนื่องเป็น Microsoft Excel
2.
คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel
คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel
1. ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น
2. ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ
3. ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที
4. ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น
5. ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้
6. ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน
7. ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ
3.
วิธีที่ 1 เรียกใช้โปรแกรมผ่าน Start Menu มีวิธีดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม
2. เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program
3. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office
4. เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office Excel คลิก
วิธีที่ 2 เรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel จาก ช็อทคัท(Shortcut) โดยดับเบิ้ลคลิก (Double Click) ที่ สัญลักษณ์
4. โครงสร้างของ Microsoft Excel
โครงสร้างของ Microsoft Excel
เมื่อเข้าสู่การทำงานของ โปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏหน้าตาของโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ ดังรูป
ปกติการเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆ แผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สูงสุด 255แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก
โครงสร้างของแผ่นงาน (WorkSheet) จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โ(Insert) > แผ่นงาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน (worksheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรกดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งของแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้นสุดที่65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์ (Column)จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมภ์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภ์หรือคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 หมายถึงอยู่ที่สดมภ์หรือคอลัมน์ A แถวที่ 1
5.การสร้างแฟ้มข้อมูล
การสร้างแฟ้มข้อมูล
มีวิธีการการสร้างเอกสารใหม่ สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน
1. สร้างสมุดทำการใหม่จากเมน 1.1 นำเมาส์คลิกที่เมนูแฟ้ม (File)
1.2 คลิกเลือก สร้าง (New2. สร้างสมุดทำการโดยคลิกที่
3. สร้างสมุดทำการโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม N ที่คีย์บอร์ด
1. สร้างสมุดทำการใหม่จากเมน 1.1 นำเมาส์คลิกที่เมนูแฟ้ม (File)
1.2 คลิกเลือก สร้าง (New2. สร้างสมุดทำการโดยคลิกที่
3. สร้างสมุดทำการโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม N ที่คีย์บอร์ด
สรุปการสร้างเอกสารใหม
เมื่อเข้าโปรแกรมได้แล้ว ทีนี้มารู้จักวิธีการกำหนดช่วงของข้อมูลต่างๆกันดีกว่าคะ
ก่อนทำการป้อนข้อมูล เราต้องทำการเลือกเซลล์ที่ต้องการ ซึ่งจะใช้การเลือกเซลล์โดยใช้เมาส์ หรือ คีย์บอร์ด นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเซลล์ใช้คำสั่ง ไปที่ (Goto) และการระบุชื่อเซลล์ที่กรอบชื่อเซลล์ได้
การเลื่อนตัวชี้เซลล์ (Active Cell)
7.ชนิดของข้อมูล
ชนิดของข้อมูลที่ต้องการใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel
1. ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ
2. ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฏเครื่องหมาย####### การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป
3. ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวณได้
4. ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย: ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได้
5. ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า
8.การป้อนข้อมูล
การป้อนข้อมูล
เริ่มการป้อนข้อมูลในเซลล์
เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ จะปรากฏในเซลล์ทำงานและในแถบสูตรจะถือว่าสมบูรณ์ ข้อมูลอยู่ในเซลล์นั้นก็ต่อเมื่อมีการยืนยันโดยการกดแป้น Enter หรือคลิกที่เครื่องหมาย ถูก บนแถบสูตรหรือเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์อื่น เมื่อต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลให้กด ปุ่ม <ESC>
ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในเซลล์
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell
2. พิมพ์ข้อความในเซลล์
3. กดแป้น Enter
หรือคลิกที่ เครื่องหมายถูกในแถบสูตร
เมื่อยืนยันข้อมูลให้สังเกตตัวชี้เซลล์เมื่อกด Enter กับคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์ต่างกันเมื่อกด Enter ตัวชี้เซลล์จะเลื่อนลงมา 1 บรรทัด ถ้าคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์เดิม
การป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน
คลิกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูลเมื่อต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดปุ่ม ALT + ENTER จะพบว่าว่าเคอร์เซอร์จะขึ้นบรรทัดของเซลล์เดิม
9.
การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill)
ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับเช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราเท่ากันข้อมุลที่มีรุปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์โปรแกรม Excel จะเื้อื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูล
ขั้นตอนการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ
1. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล
2. ป้อนข้อมูลคำว่า มกราคม
3. เลื่อนตัวชี้เมาส์ (Mouse Pointer) ไปยังมุมขวาล่าง ของเซลล์นั้น จะปรากฎเครื่องหมายบวกเล็ก ๆ สีดำเรียกว่า Fill Handle
4. ลากเมาส์ไปยังเซลล์ปลายทางแล้วปล่อย สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ตามภาพตัวอย่างถ้า เป็นตัวเลข เช่นพิมพ์เลข 1 ในเซลล์ A1 เลข 2 ในเซลล์ A2 ต้องการป้อนอัตโนมัติให้ถึง15ทำได้โดยพิมพ์เลข1และ 2 ก่อนคลุมพื้นที่ A1 และ A2 เลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของ A2 แล้วลากไปเซลล์ที่ต้องการสามารถทำได้
ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ตามตัวอย่าง
10.
การแก้ไขข้อมูล
บางครั้งเมื่อเราป้อนข้อมูลแล้ว อาจเกิดการผิดพลาดขึ้นได้ เราลองมาดูซิว่าจะมีวิธีการแก้ไขการผิดพลาดนั้นๆได้อย่างไร
การแก้ไขข้อมูล
ในการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ของตารางทำงาน ถ้าเกิดมีการพิมพ์ผิดเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดให้ถูกต้องได้ง่าย การแก้ไขข้อมูลมี 2 กรณี คือ
1. ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลขณะกำลังป้อนข้อมูลและยังไม่ได้กดแป้น Enter ทำได้โดยการเลื่อนตัวชี้ไปที่อักขระที่ผิดแล้วกดแป้น Backspace แต่ต้องการยกเลิกการพิมพ์ทั้งหมดให้คลิกที่เครื่องหมายผิดที่แถบสูตรหรือกดแป้น ESC ก็ได้
2. การแก้ไขข้อมูลที่มีการกด Enter ไปแล้วสามารถทำการแก้ไขข้อมูลที่ผิดได้ สองแห่งบนตารางคือแก้ไขข้อมูลบนแถบสูตร หรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์โดยตรงทำได้ 2 วิธีดังนี้
2.1 วิธีที่ 11) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่
3) กดแป้น Enter
2) พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่
3) กดแป้น Enter
2.2 วิธีที่ 2
1) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) ใช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไข หรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศร เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข
3) ทำการแก้ไขข้อมูล
4) กด Enter
2) ใช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไข หรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศร เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข
3) ทำการแก้ไขข้อมูล
4) กด Enter
11.
การบันทึกสมุดงาน(Save)
การยกเลิกการทำงานครั้งสุดท้าย
เมื่อมีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ทำงาน หรือมีการใช้คำสั่งใด ๆ บนพื้นที่การทำงานแล้วต้องการที่จะยกเลิกการป้อนข้อมูลหรือการใช้คำสั่งหรือการทำงานครั้งล่าสุด โปรแกรม Microsoft Excel มีคำสั่งที่อำนวยความสะดวกในการยกเลิกการทำงานครั้งล่าสุด คลิกที่คำสั่งแก้ไข (Edit) > เลิกทำ (Undo) หรือคลิกที่สัญรูป
แต่ถ้าเปลี่ยนใจต้องการดำเนินการที่ยกเลิกไป ก็สามารถทำได้โดยใช้คำสั่ง แก้ไข (Edit) >ทำซ้ำ(Repeat) หรือคลิกที่สัญรูป จะมีผลต่อคำสั่งครั้งสุดท้ายเท่านั้น
การบันทึกแฟ้มข้อมูลใหม่
เมื่อจัดทำเอกสารเรียบร้อยต้องการบันทึกเอกสารนั้นไว้เพื่อให้สามารถนำเอกสารนั้นกลับมาใช้ใหม่ได้อีกด้วย การจัดเก็บเอกสารนั้นในรูปสมุดงาน ซึ่งมีขั้นตอนการบันทึกเอกสารดังนี้
ขั้นตอนการบันทึกแฟ้มใหม่มีดังนี้
วิธีที่ 1 การบันทึกด้วยเมนู
1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (File) > บันทึกหรือบันทึกเป็น (Save /Save as)
2. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ
จะเก็บไว้ที่ใดคลิกตรงบันทึกใน และตั้งชื่อแฟ้มในช่องชื่อแฟ้ม ถ้าไม่ตั้งชื่อ โปรแกรมExcelจะตั้งชื่อให้ Book1 นามสกุล .xls คลิกบันทึก
จะเก็บไว้ที่ใดคลิกตรงบันทึกใน และตั้งชื่อแฟ้มในช่องชื่อแฟ้ม ถ้าไม่ตั้งชื่อ โปรแกรมExcelจะตั้งชื่อให้ Book1 นามสกุล .xls คลิกบันทึก
วิธีที่ 2 คลิกที่สัญรูป ที่แถบเครื่องมือ
วิธีที่ 3 กดปุ่ม Ctrl + 5 ที่คีย์บอร์ด
สรุป
ขั้นตอนที่ 1 เลือกวิธีการบันทึกสมุดงาน หนึ่งในสามวิธี
ขั้นตอนที่ 2 ระบุแหล่งสำหรับทำการบันทึก เช่น Drive D: หรือ Drive A: รวมถึงระบุสถานที่สำหรับจัดเก็บเอกสารว่าอยู่ที่ใด Folder ใด
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกบันทึก
12.
การปิดแฟ้มข้อมูล
1. คลิกที่คำสั่งแฟ้ม(File) > ปิด(Close)
1. คลิกที่คำสั่งแฟ้ม(File) > ปิด(Close)
หรือ คลิกที่เครื่องหมายกากบาทล่างด้านขวามือ
การออกจากโปรแกรม Excel
1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (file) > จบการทำงาน (Exit)
2. คลิกที่เครื่องหมายกากบาทบนด้านขวามือสุด
3. คลิกที่ปุ่ม Control Menu Bar ( คลิก ด้านซ้ายบนสุดแถบชื่อเรื่อง) คลิกที่ ปิด (Close)
