หน่วยที่ 2

หน่วยที่ 2

1.การเปลี่ยนแปลงความกว้างของคอลัมน์

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความกว้าง แล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

 วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านขวาของชื่อคอลัมน์ออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงความสูงของคอลัมน 

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความสูงแล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

 วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านล่างของชื่อแถวออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ

บางครั้งที่เราเจอปัญหา ช่องเซลล์ เล็กไปจนมองไม่เห็นตัวเลข หรือใหญ่ไปเปลืองพื้นที่

   มีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเซลล์ทั้งหมด ที่มุมซ้ายบนสุด

2. พอทุกเซลล์ เป็นแถบสีหมดแล้ว

3. ก็เลื่อน พอยเตอร์ ไปตรงเส้นระหว่าง ช่องเซลล์

4. ดับเบิ้ลคลิ๊ก แล้วจะได้ช่องเซลล์ที่จัดได้พอดีกับข้อความ

2.

การแทรกเซลล์ คอลัมน์ แถว /ลบเซลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน การการแทรกเซลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน

      1.  การแทรกเซลล์

            การแทรกเซลล์  จะเป็นการเพิ่มเซลล์ใหม่เข้ามาแทนตำแหน่งของเซลล์ในตำแหน่งที่   เคอร์เซอร์อยู่เพื่อทำการแทรก โดยเซลล์ที่เคอร์เซอร์อยู่จะขยับไปทางด้านล่างหรือทางขวาของเซลล์ใหม่ที่แทรกเข้ามา

1.1      คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแทรกจะปรากฏแถบเส้นกรอบล้อมรอบเซลล์

1.2      นำเมาส์คลิกเลือกคำสั่งแทรกจะปรากฏแถบเมนูย่อย

1.3       คลิกเลือกเมนูย่อยเซลล์ จะปรากฏเมนูการแทรกให้เลือก

     2.  การแทรกแถว

การแทรกแถว จะเป็นการเพิ่มแถวใหม่เข้ามาแทนที่หมายเลขที่ทำการแทรก โดยแถวที่เลือกจะขยับไปทางด้านล่างของแถวใหม่ที่แทรกเข้ามา

2.1  คลิกที่แถวที่ต้องการแทรก
2.2.  คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) > แถว (Row)

     3.  การแทรกคอลัมน์

การแทรกคอลัมน์  จะเป็นการเพิ่มคอลัมน์ใหม่เข้ามาแทนที่คอลัมน์ที่ทำการแทรก โดยคอลัมน์ที่เลือกจะขยับไปทางขวาของคอลัมน์ใหม่ที่แทรกเข้ามา

3.1  คลิกที่แถวที่ต้องการแทรก
 3.2  คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert)  > คอลัมน์ (Column)

3.

การคัดลอกและการย้ายข้อมูล

โปรแกรม Microsoft Excel 2003   มีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์  การคัดลอกและการย้ายข้อมูลจึงทำได้ง่ายและยืดหยุ่น สามารถทำได้ทั้งแผ่นงาน  เฉพาะแถวหรือคอลัมน์ หรือเฉพาะเซลล์และมีวิธีการทำได้หลายวิธี

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy)

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy) หมายถึง การทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์นั้น หรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลล์หรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลการคัดลอก (Copy)
1.  กำหนดพื้นที่ทำงาน

2.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > คัดลอก (COPY) หรือคลิกที่สัญรูป 

เมื่อทำการคัดลอกจะปรากฏเส้นประ (Marky) ล้อมรอบเซลล์ที่ถูกเลือก

3.  คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล

            4.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข(EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป 

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl + C

วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล มีวิธีการดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

2.       กดปุ่ม Ctrl กับปุ่ม C พร้อมกันปรากฏ

3.       คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl

เป็นการาคัดลอกช่วงของแผ่นงาน ซึ่งรวมถึงค่าตัวเลขและสูตรที่อยู่ในเซลล์นั้น

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอก

2.       นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกไว้ ซึ่งต้องให้เมาส์เป็นรูปลูกศร (  )

3.       ลากมาไว้ในเซลล์ที่ต้องการวาง โดยในขณะที่ลากเมาส์นั้นต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ด้วย

การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill

ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราที่เท่ากัน ข้อมูลที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี  วันต่าง ๆ ของสัปดาห์ โปรแกรม Excel จะเอื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลลงในตารางเป็นข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กัน และอยู่ติดกันเราสามารถคัดลอกข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยวิธีการ AutoFill ได้

1.       คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ

2.      คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse)

3.       ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle)

            วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล และสูตรต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้

4.       เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

5.      นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

หมายเหตุ   ถ้าต้องการสำเนาข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปเซลล์หนึ่งไปยังหลาย ๆ เซลล์ โดยที่พื้นที่รับข้อมูลอยู่ติดกับพื้นที่ต้นแบบสามารถทำโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

การทำย้ายข้อมูล  

การทำย้ายข้อมูล  หมายถึงการย้ายข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หรือพื้นที่ใหม่  การย้ายต่างจากการสำเนา คือ การทำสำเนาจะทำให้มีข้อมูลหรือสูตรเพิ่มขึ้นจากเดิม  ส่วนการย้ายจะไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้นเพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่

ขั้นตอนการย้ายข้อมูล
1.  กำหนดพื้นที่ทำงาน
2.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > ตัด (CUT) หรือคลิกที่สัญรูป    หรือ  ใช้ปุ่ม Ctrl +X
3.  คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล
4.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป  หรือใช้ปุ่ม Ctrl +V

 4.

การจัดวางข้อความ      

การจัดวางข้อความในเซลล์โดยทั่วไปมี 4 แบบคือ

       1. การจัดชิดซ้ายของเซลล์ (ใช้กับข้อความตัวอักษร)
       2. การจัดกึ่งกลางของเซลล์
       3. การจัดขวาของเซลล์
       4. การผสานและจัดกึ่งกลางของเซลล์

การจัดตำแหน่งข้อความ

วิธีการจัดวางทำโดยคลิกเลือกเซลล์ข้อความที่ต้องการจัดรูปแบบแล้วคลิกเลือกปุ่มที่เครื่องมือทูลบาร์

บางครั้งที่เราจำเป็นต้องตัด แต่ง คำหรือประโยคในช่องเซลล์ ให้ไปขึ้นบรรทัดใหม่มีวิธีการดังนี้

       1. ปุ่ม F2 (หรือ ดับเบิ้ลคลิ๊ก) ในเซลล์เป้าหมายที่มีประโยคต้องการตัดอยู่....แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปตำแหน่งที่ต้องการตัด

       2. กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter

 คลิกที่คำสั่ง รูปแบบ (Format)  >  เซลล์   (Cell)  > คลิดที่จัดตำแหน่ง > คลิกเครื่องหมายถูกหน้าตัดข้อความ

5.

การตกแต่งตาราง

การตกแต่งตาราง หรือ การตกแต่งWorksheet  ให้ดูสวยงาม เป็นระเบียบและมีความเหมาะสมในการใช้งาน ซึ่งจะต้องมีก ารตกแต่งโดยใช้สี การปรับแต่งตัวอักษร การกำหนดรูปแบบของข้อมูล รวมถึงการใช้ตารางเพื่อให้ข้อมูลดูน่าสนใจ

การกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล

            ข้อมูลที่เราป้อนในตารางสามารถแบ่งออกเป็น  3 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ตัวเลข วันที่ และข้อความ ซึ่งเราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล ทั้ง 3 ประเภทให้เหมาะสมกับงานของเราได้

กำหนดรูปแบบการแสดงตัวเลขจากแถบเครื่องมือ

            รูปแบบการแสดงตัวเลข มีหลายรูปแบบให้เราเลือกใช้ตามความเหมาะสม เช่น เป็นตัวเลขเกี่ยวกับสกุลเงิน ตัวเลขเกี่ยวกับเปอร์เซ็นต์  หรือกำหนดจำนวนทศนิยมของตัวเลข วิธีการกำหนดรูปแบบการแสดงตัวเลขที่มีการใช้งานบ่อย ๆ คือการกำหนดจากแถบเครื่องมือ ดังนี้

กำหนดรูปแบบตัวเลขที่อยู่บนแถบเครื่องมือ

	เพื่อแสดงค่าในเซลล์โดยให้มีเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า
	ถ้าต้องการแปลงค่าในเซลล์ที่เลือกทั้งหมดให้เป็นเปอร์เซ็นต์
	เพื่อให้มีเครื่องหมาย , คั่นตัวเลขที่เลือกทุก ๆ 3 หลักและมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง
	เพื่อเพิ่มจำนวนหลักทศนิยม 1 หลัก
	เพื่อลดจำนวนหลักทศนิยม 1 หลัก

กำหนดรูปแบบการแสดงตัวอย่างเจาะจงโดยใช้เมนู รูปแบบเซลล์ (Format Cells)

การปรับและแสดงผลของตัวเลข
1.  เลือกเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ที่จะกำหนดรูปแบบของตัวเลข
2.  ไปที่คำสั่งรูปแบบ (Format)> เซลล์ (Cell) หรือคลิกขวาเลือกคำสั่ง รูปแบบเซลล์หรือกดปุ่ม Ctrl +1

3.  คลิกที่Tab ตัวเลข แล้วเลือกรูปแบบตัวเลข จำนวนหลักทศนิยม และเครื่องหมายคั่นที่หลักพัน

การจัดตำแหน่ง

            ข้อความต่าง ๆ ที่จะทำไว้ในเซลล์สามารถจัดตำแหน่งได้ตามความต้องการใช้งาน ทั้งในแนวตั้งแนวนอน จัดวางองศา ด้วยวิธีการดังนี้

การวางตำแหน่งในเซลล์

1.  เลือกเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ที่จะกำหนดรูปแบบของตัวเลข
2.  ไปที่คำสั่งรูปแบบ (Format) > เซลล์  (Cell)  หรือคลิกขวาเลือกคำสั่ง รูปแบบเซลล์
3.  คลิกที่การจัดวาง (Alignment)

 ในช่องแนวนอน (Horizontal) ใช้วางตำแหน่งข้อมูลด้านแนวนอนว่าจะให้ชิดด้านใดมีทางเลือกดังต่อไปนี้

-  ทั่วไป (General) ตัวเลขหรือวันที่ชิดขวา ตัวหนังสือชิดซ้าย และค่าตรรกะจะอยู่กึ่งกลาง

-  ซ้าย(ย่อหน้า) วางเนื้อหาไว้ชิดขอบซ้ายของเซลล์ ถ้าเลือกอันนี้สามารถกำหนดระยะของย่อหน้าได้จากช่องย่อหน้า (Indent) ที่ด้านขวา

-  จัดกลาง (Center) วางเนื้อหาไว้ตรงกลางเซลล์

-  ขวา (Right) วางเนื้อหาชิดขวาเซลล์

-  เติม (Fill) ให้ทำการซ้ำเนื้อหาที่มีอยู่ให้เต็มความกว้างของเซลล์

-  จัดแนว (Justify) ให้ตัดคำของข้อความที่ยาวกว่าความกว้างของเซลล์ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ทำให้ในเซลล์มีหลายบรรทัดโดยให้จัดตัวอักษรเสมอหลัง

-  กึ่งกลางข้ามส่วนที่เลือก (Center Across Selection) วางข้อมูลในเซลล์หนึ่งให้กึ่งกลางของหลายเซลล์

 ส่วนในช่องแนวตั้ง (Vertical) ใช้วางตำแหน่งข้อมูลด้านแนวตั้งโดย

-  บน (Top) วางข้อมูลในเซลล์ชิดขอบบน

-  จัดกลาง (Center)  วางข้อมูลในเซลล์ตรงกลาง

-  ล่าง (Bottom) วางข้อมูลในเซลล์ชิดขอบล่าง

-  จัดแนว (Justify)  ให้ขยายระยะห่างระหว่างบรรทัดเพื่อให้ชิดขอบบนและล่างของเซลล์ในกรณีที่มีหลายบรรทัด

 ในส่วนของการวางแนว (Orientation) จะยอมให้เลือกทิศทางของการวางข้อความว่าจะให้เอียงทำมุมเท่าใด

ในกรอบตัวควบคุมข้อความ(Text Control) ที่อยู่ด้านล่างจะมีเช็คบ็อกซ์อยู่ 3 อัน ซึ่งมีดังต่อไปนี้
            -  ตัดข้อความ (WrapText) ให้ตัดข้อความเป็นหลายบรรทัดในหนึ่งเซลล์ จำนวนของบรรทัดที่ถูกตัดขึ้นอยู่กับความกว้างของสดมภ์และความยาวของเซลล์
            -  จัดให้พอดี (Shrink to fit) ลดขนาดของแบบอักษรที่ปรากฏเพื่อแสดงเนื้อหาทั้งหมดให้พอดีกับความกว้างของเซลล์โดยมันลดขนาดอักษรให้เล็กพอที่จะแสดง
            -  ผสานเซลล์ (Merge Cell) ให้รวมเซลล์ที่ถูกเลือกเอาไว้เหมือนกันเป็นเซลล์เพียงเซลล์เดียว

6.

การใช้ตารางอัตโนมัติ

 คลิกระบายกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจะใช้ตารางอัตโนมัติ

คลิกคำสั่ง รูปแบบ (Format)> รูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์
การจัดรูปแบบอัตโนมัติ คลิกเลือกรูปแบบตามต้องการ แล้วคลิก ตกลง (Ok)

7.

การซ่อนและแสดงเส้นตาราง

เส้นตาราง หรือเส้นกริด (Gridline) เป็นเส้นจาง ๆ สีเทาสำหรับแบ่งเส้นตารางให้ผู้ใช้ทราบว่าแต่ละเซลล์ มีขอบเขตอะไรบ้าง การปรับเส้นตาราง ทำได้โดย

คลิกที่คำสั่งเครื่องมือ > ตัวเลือก > มุมมอง > คลิกที่เช็คบ็อกซ์ เส้นตาราง ให้วข้อตัวเลือกของหน้าต่างเครื่องหมายถูกหายไป > ตกลง

(ถ้าต้องการให้แสดงเส้นตารางเหมือนเดิมให้คลิกที่ตัวเลือก เส้นตารางให้เป็นเครื่องหมายถูก)
เส้นตาราง โดยปกติเวลาพิมพ์บนกระดาษจะไม่มีเส้นตาราง แต่สามารถกำหนดให้พิมพ์ออกมาเป็นเส้นตารางได้

8.

การเปลี่ยนพื้นหลัง

9.

การปกป้องข้อมูลในเซลล์

สามารถปกป้องข้อมูลในเซลล์ได้โดยล็อคเซลล์ไม่ให้ถูกแก้ไขหรือซ่อนสูตรไว้ ซึ่งจะมีผลก็ต่อเมื่อมีการปกป้องแผ่นงานไว้ก่อนมีวิธีการดังนี้
1.  เลือกเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ที่จะกำหนดรูปแบบของตัวเลข
2.  ไปที่คำสั่งรูปแบบ (Format) > เซลล์ (Cell) หรือคลิกขวาเลือกคำสั่ง รูปแบบเซลล์
3.   คลิกที่ป้ายการป้องกัน (Protect)  เลือกล็อก (locked) จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่เลือกไว้ได้ ถ้าเลือกซ่อน (Hidden) จะซ่อนสูตรไม่ให้เห็น
4.  คลิกตกลง

การซ่อนสูตรมีไว้เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลให้ผิดเพี้ยนไปจากความเป็นจริง 
หลักการใช้คำสั่ง Format> Cell เพื่อซ่อนสูตร แล้วทำการProtect Sheet คลิกที่ Tool>protection>protect sheet ไม่ต้อง lock cell

10.

การพิมพ์เอกสาร

การพิมพ์ข้อมูลออกทางกระดาษ

สามารถทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม 

หรือ์ คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม(File) >    พิมพ์  (print)

 จากรูปจะเห็นรายละเอียดกำหนดไว้ดังนี้

1.      ชื่อเครื่องพิมพ์ หมายถึงเครื่องพิมพ์ที่จะใช้ในการพิมพ์

2.         ระบุช่วงที่พิมพ์ พิมพ์ข้อมูลทั้งหมดคลิกที่ทั้งหมด (All)  พิมพ์เฉพาะหน้าคลิกที่ หน้า (Page) พิมพ์ในช่วงหน้าต่อเนื่อง

3.         สิ่งที่พิมพ์ (print) สามารถเลือกส่วนของเอกสารที่ต้องการพิมพ์ ดังนี้ ส่วนที่เลือก(Selection)พิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือก พิมพ์ทั้งสมุดงาน (Entire Workbook) พิมพ์ทุกแผ่นงานที่มีในสมุดงานนั้น ๆ  แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ (Active Cell) กำหนดให้พิมพ์เฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

4.         กำหนดจำนวนสำเนาที่พิมพ์ (Number of copies) พิมพ์กี่ชุด

เมื่อเลือกกำหดสิ่งที่ต้องการพิมพ์เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มตกลง (Ok) เพื่อสั่งพิมพ์

การตั้งค่าหน้ากระดาษที่จะพิมพ์

ให้คลิกที่แฟ้ม (File) >  ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

หัวเรื่องเกี่ยวกับหน้า (Page) ใช้กำหนดเกี่ยวกับตัวกระดาษ การวางแนวหน้า (Orientation) แนวตั้ง (Portrait) พิมพ์แนวตั้ง  แนวนอน (Landscape) พิมพ์แนวนอน  มาตราส่วน(Scaling) หมายถึงขนาดที่ต้องการพิมพ์ (คิดเป็นเปอร์เซ็นต์ขนาดเท่าจริง)  ขนาดกระดาษ (Paper Size) ขนาดกระดาษที่ใช้  คุณภาพการพิมพ์ (Print Quality) ความละเอียดในการพิมพ์  หมายเลขหน้าแรก (First Page Number) หมายถึง หมายเลขหน้าเริ่มต้นว่าจะใส่เลขหน้าอะไรเป็นหน้าแรก

การตั้งระยะขอบ ให้กำหนดเกี่ยวกับระยะขอบด้านต่าง ๆ ได้แก่ ด้านบน(Top) ด้านล่าง (Bottom)ด้านซ้าย(left) ด้านขวา (Right) หัวกระดาษ (Header) ระยะเว้นจากขอบด้านบนถึงหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ (Footer) ระยะเว้นจากด้านล่างถึงท้ายกระดาษ กึ่งกลางหน้ากระดาษ (Center On Page) หมายถึงการจัดข้อมูลที่จะพิมพ์ให้อยู่กลางหน้ากระดาษซึ่งมีให้เลือก 2 แบบ ตามแนวนอน (Horlizontally) ตามแนวตั้ง (Vertically)