หน่วยที่ 3

หน่วยที่ 3

1.

การใช้สูตรในการคำนวณ 

                โปรแกรม Microsoft Excel 2003    เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการคำนวณ โดยมีเครื่องมือให้ใช้มากมาย ทั้งในรูปของสูตรหรือฟังก์ชันสามารถใช้ในรูปแบบอัตโนมัติ หรือสามารถกำหนดให้ด้วยตนเอง โดยที่สูตรเราจะหมายถึงการคำนวณทางคณิตศาสตร์  ซึ่งประกอบด้วยเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ  เชื่อมข้อความและการอ้างอิง เช่น การบวก ลบ คูณ หาร  เป็นต้น ส่วนฟังก์ชัน เราจะหมายถึง คำสั่งสำเร็จรูปที่ใช้ในการคำนวณ เช่น  Sum Average Min Max ฯลฯ

   ชนิดของสูตร

                      โปรแกรม Microsoft Excel 2003 แบ่งชนิดของสูตรออกเป็น 4 ชนิด คือ

1.      สูตรในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula)

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่างสูตร
+	บวก	=40 + 10  จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50
-	ลบ	= 40 – 10  จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ  30
*	คูณ	=40*2        จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ  80
/	หาร	=  40/2       จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ   20
%	เปอร์เซ็นต์	=  40%       จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ  0.4
^	ยกกำลัง	=40^2        จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 1600

2.      สูตรในการเปรียบเทียบ (Comparision Formula)

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่างสูตร
=	เท่ากับ	= 40=30   จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ False
>	มากกว่า	=40>30    จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ  True
<	น้อยกว่า	=40<30     จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ False
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ	=40>=30   จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ True
<=	น้อยกว่าหรือเท่ากับ	=40<=30   จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ False
< >	ไม่เท่ากับ	40< >40    จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ False

3.เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความสองข้อความหรือมากกว่านั้น (Text Formula)

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่างสูตร
&	เชื่อมหรือนำคำสองคำมาต่อกันให้เกิดค่า ข้อความต่อเนื่องที่เป็นค่าเดียวกัน	=STORY&BOARD จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ  STORYBOARD

  4.    สูตรในการอ้างอิง (Text Formula)

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่างสูตร
: (Colon) เว้นวรรค (Insection) , (Comma)	บอกช่วงของข้อมูล กำหนดพื้นที่ทับกัน 2 ช่วงเอาข้อมูลทั้ง 2 ช่วงมาเชื่อมต่อกัน	=(B1:B5) =SUM(B1:C1 D1:E5) =Sum(C1:C5,D7:D8)

ขั้นตอนการคำนวณด้วยตาราง
    1.  การกำหนดเซลล์สำหรับเก็บผลลัพธ์โดยการเลื่อนตัวชี้เซลล์นั้นแล้วคลิก
        2.  ใส่สูตรเข้าในเซลล์สำหรับเก็บผลลัพธ์สูตรจะต้องเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย =             

ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ

ลำดับ	เครื่องหมาย	รายละเอียด
1	(  )	วงเล็บ
2	^	ยกกำลัง
3	* และ /	คูณและหาร
4	+  และ  -	บวกและลบ
5	&	ตัวเชื่อม
6	=,<,<=	เท่ากับ น้อยกว่า น้อยกว่าหรือเท่ากับ
7	> ,>=, < >	มากกว่า มากกว่าหรือเท่ากับ  ไม่เท่ากับ

หมายเหตุ   การทำงานที่อยู่ในระดับเดียวกัน จะคำนวณจากซ้ายไปขวาตามลำดับ

ตัวอย่างการคำนวณ

 ข้อสังเกตเกี่ยวกับการใส่สูตร       

   1.  สูตรที่ใส่ในเซลล์จะปรากฏให้เห็นในแถบสูตร
      2.   ค่าที่เป็นผลลัพธ์ของสูตรจะปรากฏในเซลล์สำหรับเก็บผลลัพธ์
      3.  กรณีที่มีนิพจน์หลายเครื่องหมายจะทำงานตามลำดับเครื่องหมาย

การป้อนสูตรในการคำนวณ

1.      คลิกเมาส์เลือกเซลล์ที่จะป้อนสูตรคำนวณหาผลรวม

2.    พิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยตำแหน่งของเซลล์ที่ต้องการนำมาคำนวณหาผลรวม เช่น=D4+D5+D6+D7+D8

3.       กด Enter เมื่อเขียนสูตรเสร็จ ถ้าพิมพ์สูตรผิด Excel ไม่สามารถคำนวณได้ จะแสดง ERR! ในเซลล์ที่ใช้สูตรคำนวณนั้น

การป้อนสูตรคำนวณในแถบสูตร  คลิกที่เซลล์ต้องการป้อนสูตร พิมพ์สูตรคำนวณในแถบสูตรกด Enter

การป้อนสูตรคำนวณโดยใช้เมาส์ช่วย
                  1.คลิกเมาส์ที่เซลล์ต้องการป้อนสูตรคำนวณและพิมพ์เครื่องหมาย = 
                 2.  นำเมาส์คลิกเซลล์ใช้คำนวณ
                 3. พิมพ์เครื่องหมาย + คลิกเซลล์ที่ใช้บวกต่อไปพิมพ์เครื่องหมาย + คลิกเซลล์ที่ใช้
                 4.กด Enter               

สรุปการป้อนสูตรในการคำนวณ            

     1.  ถ้าค่าที่คำนวณเป็นตัวเลขเกิน 10หลัก และรูปแบบตัวเลขเป็นแบบทั่วไป คอมพิวเตอร์จะเขียนให้เป็นเลขยกกำลัง เช่น 8.98 E  + 10¹⁰⁷            ถ้าต้องการให้แสดงเป็นตัวเลขปกติต้องเปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็นแบบตัวเลข

     2.  ถ้านำข้อมูลต่างประเภทกันมาคำนวณ คอมพิวเตอร์จะแจ้งข้อความว่าผิอดพลาดเป็น # VALUE

     3.  ข้อมูลประเภทตัวอักษรในแต่ละเซลล์นำมาเชื่อมกันได้โดยใช้เครื่องหมาย &

     4.  ถ้าใช้สัญลักษณ์ในการคำนวณที่คอมพิวเตอร์ไม่รู้จักจะแจ้งการผิดพลาดเป็น #NAME     ถ้าอ้างอิงไม่ถูกต้อง #REF!      

     5.  การเปรียบเทียบค่าระหว่างเซลล์  คอมพิวเตอร์จะแจ้งว่า จริง (True) หรือไม่จริง (False) เท่านั้น

3.

การอ้างอิงเซลล์หรืองช่วงเซลล์ในสูตร

                การคำนวณโดยการอ้างอิงเซลล์  หรือช่วงเซลล์ที่กำหนด จะทำให้เกิดความรวดเร็วในการคำนวณ เนื่องจากไม่ต้องแก้ไขสูตรทุกครั้ง เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงค่าคงที่อยู่ในเซลล์ โปรแกรมจะคำนวณอัตโนมัติ การเขียนสูตรโดยการใช้ตำแหน่งอ้างอิงของเซลล์จะดีกว่าการใช้ข้อมูลที่อยู่ในแต่ละเซลล์โดยตรง เพราะเมื่อค่าที่เป็นตัวตั้งในสูตรเปลี่ยนไป ผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณจะเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ

  .   อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (Relative) หมายความว่า เซลล์ใด ที่มีการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ เมื่อถูกสำเนาไปยังเซลล์ใหม่ เซลล์ที่ถูกอ้างอิงในสูตรจะมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ในเซลล์ C1  กำหนดสูตร =A1+B1  ถ้าทำสำเนาสูตรจาก C1 ไป C2 ได้สูตร =A2+B2  ถ้าไปไว้ที่ D1 จะได้สูตร =B1+C1  ตัวอย่าง

การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์(Absolute) หมายความว่าเซลล์ใดที่มีการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เมื่อถูกสำเนาไปยังเซลล์ใหม่ เซลล์ที่ถูกอ้างงอิงในสูตรแบบสัมบูรณ์จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ตังอย่าง ในเซลล์ B4 กำหนดสูตร =$B$2+$C$3 ถ้าทำการสำเนาสูตร =$B$2+$C$3  จากเซลล์ B4 ไปยังเซลล์ C5 สูตรใน C5 เหมือนเดิม ตัวอย่าง

  การอ้างอิงแบบผสม (Mixed) หมายถึงการระบุชื่อเซลล์ในสูตรสามารถระบุแบบผสมระหว่างแบบสัมพัทธ์ และแบบสัมบูรณ์ได้ ตัวอย่างเช่น ในเซลล์ D3 กำหนดสูตร =C$3 ความหมายว่า ไม่ว่าจะคัดลอกสูตรในเซลล์ D3 ไปไว้ที่ใดในแผ่นงานแถวยังเป็นแถวที่ 3 แต่คอลัมน์จะเปลี่ยนไปและถ้าในเซลล์ D3 กำหนดสูตร =$C3 หมายความว่า ไม่ว่าจะคัดลอกเซลล์ D3 ไปไว้ที่ใดในแผ่นงานคอลัมน์ยังคงเป็น C  แต่ตัวเลขแถวจะเปลี่ยนไป

การเปลี่ยนชนิดของการอ้างอิง

ถ้าหากต้องการเปลี่ยนชนิดของการอ้างอิง สามารถทำได้โดย

     วิธีที่ 1

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนการอ้างอิง

2.       พิมพ์เปลี่ยนการอ้างอิงที่แถบของสูตรตามที่ต้องการ

3.       กด Enter

     วิธีที่  2

1.      เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนการอ้างอิง

2.    กดปุ่ม F2 เพื่อขอแก้ไขสูตร และกดปุ่ม F4  จะปรากฏชนิดของการอ้างอิงแต่ละชนิดตามที่ต้องการ โดยจะมีรูปแบบของการใส่เครื่อง $ กำกับเซลล์

3.       กด Enter เมื่อเลือกชนิดตามที่ต้องการได้แล้ว

ข้อสังเกตเกี่ยวกับการใส่สูตร

      1.       สูตรที่ใส่ในเซลล์จะปรากฏให้เห็นในช่องของแถบสูตร
2.       ค่าที่เป็นผลลัพธ์ของสูตรจะปรากฏอยู่ในเซลล์สำหรับเก็บผลลัพธ์
3.       ค่าที่ใส่ในสูตรถ้าเป็นชื่อเซลล์จะหมายถึงการนำค่าที่อยู่ในเซลล์นั้นมาคำนวณ

4.

การใช้ฟังก์ชันในตาราง

          ฟังก์ชัน (Function) หมายถึงสูตรพิเศษที่โปรแกรมสร้างไว้เพื่อให้คำนวณค่าต่าง ๆ ตามจุดประสงค์ การใช้ฟังก์ชัน จะช่วยให้เขียนสูตรในการคำนวณได้สั้นและง่ายขึ้น ตัวอย่าง เช่น หากต้องการรวมค่าจากเซลล์ A1 ถึง A5  แทนที่จะพิมพ์สูตร =A1+A2+A3+A4+A5 ก็ใช้ฟังก์ชัน =SUM(A1:A5) หรือ การจะหาค่าเฉลี่ย สามารถหาได้จากผลรวมของทุกเซลล์หารด้วยจำนวนทั้งหมดใส่สูตร =( A1+A2+A3+A4+A5 )/5 หรือจะใช้ =SUM(A1:A5)/5สามารถใช้ฟังก์ชัน =AVERAGE(A1:A5) แทนได้

การพิมพ์ฟังก์ชันด้วยตนเองจะพิมพ์ชื่อฟังก์ชันและชื่อเซลล์ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือใหญ่ก็ได้ ต้องไม่มีช่องว่าง ในกรณีที่เราได้ตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ไว้ เช่น เซลล์ E5 ถึง E7 มีชื่อเป็น TOT_MARเราก็สามารถใช้ชื่อกลุ่มเซลล์นั้นกับฟังก์ชันได้เลย =SUM(TOT_MAR)

แนะนำส่วนประกอบของฟังก์ชัน

ใน Excel มีฟังก์ชันมากกว่า 300 ฟังก์ชัน สำหรับทำหน้าที่ต่าง ๆ อาทิ เช่น การคำนวณตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูลสถิติและการเงิน ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับตัวเลขและตัวอักษร ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา  ฟังก์ชันการจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น ซึ่งฟังก์ชันแต่ละตัวนั้นอาจมีรายละเอียดการใช้งานที่แตกต่างกันไป แต่พอสรุปส่วนประกอบได้ดังนี้

             

  สำหรับการใช้ฟังก์ชันบางประเภทต้องป้อน argument เป็นข้อความ เวลา หรือวันที่ จะต้องอยู่ในเครื่องหมาย “ ”เสมอ

การใช้งานฟังก์ชัน

                มีด้วยกัน 2  วิธี คือการใส่ฟังก์ชันด้วยตนเอง หรือการใส่ฟังก์ชันวิซาร์ด

วิธีที่ 1  การใส่ฟังก์ชันด้วยตนเอง

1.   คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องหาผลลัพธ์โดยการใช้ฟังก์ชัน

2.       ใส่เครื่องหมายเท่ากับ ( = )  ตามด้วยชื่อของฟังก์ชันและใส่วงเล็บภายในขอบเขตของช่วงที่ต้องการหา

3.      กด Enter

วิธีที่ 2  การใส่ฟังก์ชันวิซาร์ด

1.       คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) บนเมนูบาร์ เลือกคำสั่ง ฟังก์ชัน (Function)

2.       จะเกิดกรอบโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน (Insert Functions)คลิกเลือกรูปแบบฟังก์ชันที่ต้องการ

3.       สมมติถ้าเราต้องการเลือกฟังก์ชัน SUM ซึ่งใช้ในการหาผลรวมของข้อมูล จะปรากฏดังภาพ

4.       ฟังก์ชัน SUM จะมีรูปแบบคือ SUM(number1,number 2,…number 30)หรือคลิเมาส์ที่ คลิกปุ่มตกลง

ในกรณีที่เกิดความผิดพลาด จะปรากฏข้อความผิดพลาดจาการใช้ฟังก์ชันในการคำนวณต่อไปนี้

ความผิดพลาด	ความหมาย
#DIV/0!	สูตรถูกหารด้วยศูนย์
#N/A	มีการอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีค่าหรือไม่มีข้อมูลในสูตร
#NAME	สูตรมีการกล่าวอ้างถึงชื่อเซลล์ที่ไม่ปรากฏในสูตร
#NUL!	สูตรที่มีการอ้างถึงเซลล์ใด ๆ ที่โปรแกรมไม่รู้จัก
#NUM!	สูตรมีการใช้ตัวเลขผิดรูปแบบ
#REF!	สูตรที่มีการอ้างอิงเซลล์ไม่ถูกต้อง
#VALUE!	สูตรมีการใช้อาร์กิวเมนต์หรือโอเปอร์เรเตอร์ ผิดรูปแบบ

ฟังก์ชันที่ควรรู้จัก

     =AVERAGE(D5:D20)     หมายถึง  ค่าเฉลี่ยของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =MAX(D6:D20)             หมายถึง  ค่าสูงสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =MIN(D6:D20)             หมายถึง  ค่าต่ำสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20
                 =STDEVP(D6:D20)        หมายถึง  ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของคาในช่วงเซลล์ D6ถึงD20
                 =COUNTIF(ช่วงเขตข้อมูล,ค่าที่ต้องการนับ) เช่น
                 =COUNTIF($J$6:$J$20,4)  หมายถึง ช่ว 16 ถึง J20  มีเลข 4  กี่เซลล์ (ให้ค่าเป็นจำนวนนับ)
                 =RANK(I6,I$6:I$20,0)    หมายถึง  ค่าลำดับของตัวเลขในเซลล์ I6 ที่อยู่ในรายการตัวเลขในช่วงเซลล์ I6 ถึง I20 ส่วนตัวเลขศูนย์เป็นการระบุวิธีการจัดเรียงรายการตัวเลขในช่วงที่กำหนดจากมากไปหาน้อย(ถ้าเป็นค่าอื่นที่ไม่ใช่ศูนย์จะเป็นการจัดเรียงรายการ
               =IF(เงื่อนไข,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขจริง,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขเท็จ) เช่นตัวเลขจากน้อยไปมาก
               =IF(I6>=80,4,IF(I6>=70,3,IF(I6>=60,2,IF(I6>=50,1,0)))) หมายถึง การหาผลการเรียนตามเงื่อนไข โดยให้คะแนนรวมอยู่ในเซลล์ I6

ตัวอย่างการใช้ IF    

ตัวอย่างการตั้งเงื่อนไขคะแนนเมื่อคะแนนปลายภาคได้ 0 ผลการเรียนได้ 0

การจัดรูปแบบมีเงื่อนไข

การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไขเราใช้ฟังก์ชัน SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช้ดังนี้
SUMIF(range,criteria,sum_range)
range  คือช่วงข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นเงื่อนไข ซึ่งจะครอบคลุม ข้อมูลทั้งหมด เช่น ชื่อสินค้า หรือราคาสินค้าก็ได้
criteria  คือเกณฑ์ที่มีเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มากกว่า 500(">500")
sum_range  คือช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะนำมารวมกัน เช่น ราคา เป็นต้น

การกำหนดเงื่อนไขสามารถทำได้หลายลักษณะ ดังนี้
1.  ให้เลือกข้อมูลที่เหมือนกับเงื่อนไขทุกประการ
2.  ให้เปรียบเทียบข้อมูลกับเงื่อนไขที่กำหนด
สมมติต้องการหาผลรวมของเสื้อ

กรณีชื่อเหมือนกันเช่นรองเท้ามีหลายประเภท ใช้  * ตามหลังหมายความว่ารองเท้าอะไรก็ได้ เช่น =SUMIF(A1:A7,"รองเท้า*"B1:B7)

ใช้เครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร์ก็ได้ =SUMIF(B2:B7,">=3,C2:C7)

ถ้าB84 ว่าง เชิญตอบ ถ้าตอบข้อ ค ดีมาก ตอบอย่างอื่นผิดจ้ะ

==เชิญตอบ",IF(B84="ค.","ดีมาก","ผิดจ๊ะ"))

=IF(B67=" "," ",IF(B67="ง.","เยี่ยมมาก","พยายามต่อไป"))

=IF(E7=" "," ",IF(E7="กระทิงแดง","Very good กระทิงแดงสำหรับลูกผู้ชายตัวจริง","Sorry"))

การใส่วันที่ เดือน ปีพ,ศ,ปัจจุบัน

="วันที่  " & DAY(NOW()) & "  " & TEXT(NOW(),"mmmm") & "  " &YEAR(NOW())+543

 การไม่สอบปลายภาค  ต้องการให้ผลการเรียนเป็น 0 เมื่อ E2 เป็นช่องคะแนนสอบปลายภาค

=IF(E2=0,0,D2+E2)
 =SUM(2,3.8.9)  หาผลรวมของ 2 3 8 9
=Sum(A2,c5,f7)
=sum(a3:a8,b2:f8) หาผลรวมของค่าในเซลล์ A3ถึง A8กับผลของค่าในเซลล์ b2ถึง f8

ฟังก์ชันในการค้นหา

VLOOKUP ใช้สำหรับการค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากตารางข้อมูลที่กำหนด โดยค้นหาข้อมูลจากบนลงล่าง ผลลัพธ์ที่ได้ของการค้นหาจะได้จากคอลัมน์ที่ต้องการ

 =VLOOKUP(ค่าที่ใช้ในการค้นหา,ตารางข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา,คอลัมน์ที่ต้องการข้อมูล รุปแบบการค้นหา)

=VLOOKUP(D3,Grade Table,4,False)

5.

สูตรการหาวันเวลา

1.  การกำหนดวันเดือนปีและเวลาปัจจุบันใช้สูตร =now()

การหาปี ค.ศ. ปัจจุบัน

ฟังก์ชั่น TODAY() บอก วันเดือน ปี ปัจจุบัน เป็น ระบบ ค.ศ.

ฟังก์ชั่น YEAR() รับค่า วันเดือนปี และ ส่งค่าเฉพาะ ปี ออกมาให้

ดังนั้น ถ้าส่งค่า TODAY() เข้าสู่ฟังก์ชั่น YEAR ก็จะได้ ปี ค.ศ. ปัจจุบัน ดังนี้

=YEAR(TODAY())  

2. การหาปีเกิด ของสมาชิก เป็นปี ค.ศ.

ส่งค่า วัน เดือน ปี เกิดของสมาชิก ซึ่งจากตัวอย่าง อยู่ในช่อง C2 เข้าฟังก์ชั่น YEAR() เพื่อ คำนวณหาปีเกิด ดังนี้

YEAR(C2)

แต่เนื่องจาก ค่าที่ได้คือ ค.ศ. 2525 จึงต้องลบออกเสีย 542 ปี เพื่อให้ถูกต้อง จึงเป็น

YEAR(C2)-543

3. การคำนวณหาอายุ

นำค่าที่ได้จาก 2 ไปลบออกจาก 1 ก็จะได้ จำนวนปีของสมาชิกรายนี้

วิธีการ

1. คลิกที่ช่อง D2 ซึ่งจะบอกจำนวนปี

2. พิมพ์ สูตรเพื่อคำนวณหาอายุ ในช่อง Formula Bar ดังนี้ พิมพ์วันเดือนปีเกิดC3 และพิมพ์สูตรที่ D3    =YEAR(TODAY())-(YEAR(C3)-543)

คลิกขวาที่D3คลิกจัดรูปแบบเซลล์>ตัวเลข  (Number)>ทั่วไป (Genernal)

4. การหาส่วนต่าง ระหว่างเวลา ก็คือ  DateDif( วันเริ่ม , วันสุดท้าย , ประเภทของช่วงเวลาที่ต้องการ )

ให้ B2 เป็นวันเริ่มต้น   แล้ว  C2   เป็นวันสุดท้ายสังเกตประเภทของช่วงเวลาที่เราต้องการหาจะเปลี่ยนไป

1. หาจำนวนปี    =DATEDIF(B2,C2,"Y")

2. หาจำนวนเดือน   =DATEDIF(B2,C2,"YM")

3. หาจำนวนวัน    =DATEDIF(B2,C2,"MD")

6.

การเรียงลำดับ

โปรแกรม Microsoft Excel  มีความสามารถในด้านฐานข้อมูลในตารางทำงาน ซึ่งเรียกว่า ฐานข้อมูล  หมายถึง การจัดกลุ่มของข้อมูล เช่นสมุดโทรศัพท์ รายการของบริษัท  ลูกค้าทั้งหลาย ต่างก็เป็นฐานข้อมูล กลุ่มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในรายการของคน 1 คน เรียกว่า เรคคอร์ด  (Record) หรือระเบียนข้อมูล  รายการข้อมูลแต่ละประเภทเช่น ชื่อ ที่อยู่ อายุ เพศ หมายเลขโทรศัพท์ เรียกว่า ฟิลด์ (Field)  หรือ เขตข้อมูล

การเรียงลำดับข้อมูล(Sort)

ในโปรแกรม Microsoft Excel  สามารถเรียงลำดับข้อมูลที่มีจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย   ได้   2 วิธีการดังนี้

          วิธีที่ 1  เรียงลำดับข้อมูลบนแถบเครื่องมือได้ดังนี้

         -           ปุ่ม     เพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมาก  (Ascending)

         -          ปุ่ม      เพื่อเรียงลำดับจากมาไปน้อย  (Descending)

          วิธีที่  2  เรียงลำดับข้อมูลด้วยเมนูข้อมูล แล้วเลือกเรียงลำดับ สามารถกำหนด Field ที่ใช้เรียงลำดับได้ถึง 3 Field จะเริ่มจากข้อมูลใน Field แรกก่อน หากมีข้อมูลซ้ำกันตามด้วย Field 2 และ 3

          มีวิธีการดังนี้
                1.  เลือกเขตข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะเรียงลำดับ

                 2.  เลือกเมนูคำสั่ง ข้อมูล (Data)> เรียงลำดับ (Sort)

                3.  เกิดกรอบโต้ตอบ  Sort  (การเรียงลำดับ)  เรียงลำดับตาม (sort by) เลือกสดมภ์ที่จะเรียงลำดับและเลือกแบบที่จะจัดเรียง  จากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย  เลือกThen by (ตามด้วย)ตัวที่ 2 Then by ตามด้วย...

             4.  เลือกตกลง

7.

วิธีการกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (Auto Filter)

จากข้อมูลที่มีอยู่มากมายในตารางข้อมูล เราสามารถสั่งเครื่องฯ กรองเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจขึ้นมาแสดงบนจอภาพโดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้  คลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางข้อมูล  คลิกคำสั่งข้อมูล(DATA)> ตัวกรอง(FILTER)> ตัวกรองอัตโนมัติ (AutoFilter)  จะปรากฏลูกศรกำกับที่หัวมุมขวาล่างของทุกเซลล์ที่อยู่ในสดมภ์ต้องการค้นอะไรคลิกที่ลูกศรนั้น

วิธีการปฏิบัติ

1.  เลือกคำสั่ง ข้อมูล (DATA) > ตัวกรอง (FILTER) ตัวกรองอัตโนมัติ (AutoFilter)

 จะปรากฏลูกศรที่มุมขวาล่างของเซลล์หัวตารางที่ต้องการค้นหาคลิกที่ ช่องลูกศรนั้น แล้วเลือกข้อมูลที่ต้องการค้นหา

หมายเหตุ  วิธีการกรองข้อมูล เราสามารถเลือกใช้ได้ 3 วิธี ดังนี้

1.1      ทั้งหมด (All)  ยกเลิกการกรองข้อมูล (ให้แสดงข้อมูลทั้งหมด)

1.2      ท็อป 10... (Top 10…) ใช้กรองเฉพาะข้อมูล 10 (หรือจำนวนที่เรากำหนด)อันดับแรกหรือสุดท้าย

1.3      กำหนดเอง (Custom) ให้เรากำหนดเงื่อนไขการกรองข้อมูลเอง

            2.  ถ้าต้องการแสดงข้อมูลทั้งหมดตามเดิมให้คลิกที่ช่องลูกศรนั้น แล้วเลือก All หรือ เลือกคำสั่งข้อมูล (DATA) > ตัวกรอง (FILTER)> แสดงทั้งหมด (Show All)

การกำหนดเงื่อนไขการคัดเลือกข้อมูลด้วยตนเองคลิกที่ กำหนดเอง  Custom ()

การคัดเลือกแบบจัดอันดับ

            เราสามารถคัดเลือกข้อมูลแบบจัดอันดับโดยกำหนดการแสดงผลกี่อันดับก็ได้ เช่นเมื่อต้องการแสดงหนี้สูงสุด 3 อันดับแรกสามารถทำ            3.  ถ้าไม่ต้องการค้นหาอีก หรือยกเลิกการใช้งาน ให้เลือกเมนูข้อมูล DATA)> ตัวกรอง(FILTER)>ตัวกรองอัตโนมัติ (AutoFilter) อีกครั้งเครื่องหมายจะหายไป

การกำหนดให้พิมพ์เฉพาะตัวเลขที่ต้องการในเซลล์

สมมติในการกรอกข้อมูลจากแบบสอบถามความคิดเห็นจะมีตัวเลขให้ 1 - 5 เราจะให้ Excel เราจะให้ Excelเราจะช่วยตรวจสอบเบื้องต้น หากมีการพิมพ์ตัวเลขที่ไม่อยู่ในช่วง 1-5  ก็จะแจ้งให้ทราบ มีวิธีการดังนี้

          1.  เปิด sheet ใหม่ขึ้นมา

          2.ลากตำหรือ hi-light บริเวณที่จะกรอกข้อมูล

          3.  ไปที่คำสั่ง ข้อมูล (Data) > ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Validation)

             4.  จะเกิดกรอบโต้ตอบให้เลือกแถบ การตั้งค่า(Setting)ในส่วนอนุญาตให้ (allow:)ให้คลิกเพื่อที่drop down list แล้วเลือกจำนวนเต็ม (whole number)

         5.  กำหนดช่วงให้เลือกอยู่ระหว่าง Between เพราะต้องการระบุช่วงของข้อมูลที่ต้องการ

ในที่นี้ เราต้องการระบุตัวเลขที่จะกรองคือระหว่าง 1-5 ในช่องต่ำสุด (Minimum)  ให้กรอก 1 และในช่องสูงสุด(Maximum) ให้กรอก 5

             6.  ต่อไปเราจะกำหนดข้อความแจ้งให้ทราบถ้ามีการพิมพ์พิมพ์ผิดไปจากเงื่อนไขที่กำหนดให้คลิกแถบ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด (Error Alert)

           7.  กำหนดข้อความที่ต้องการให้แสดงเมื่อมีการพิมพ์ผิดไปจากเงื่อนไขที่กำหนด

          8..เสร็จแล้วคลิก OK

8.

 การสร้างแผนภูมิ

            แผนภูมิหรือชาร์ต เป็นความสามารถหนึ่งของโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งมีให้เลือกในหลายรูปแบบ ก่อนที่จะทำการสร้าง เราควรทราบถึงองค์ประกอบของแผนภูมิก่อน ว่าประกอบไปด้วยส่วนใดบ้างเพื่อจะได้จัดการกับส่วนนั้นได้ถูกต้อง

            1.  ชุดข้อมูล (Data Series)  เป็นกลุ่มของข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นมาเหมือนกัน เช่นในแผนภูมิแท่งจะอยู่ที่กราฟสีเดียวกัน ถ้าเป็นกราฟเส้นตรงจะอยู่ที่จุดบนเส้นตรงเดียวกัน

            2.  จุดข้อมูล (Data Point)   เป็นสิ่งที่เป็นตัวแทนข้อมูลตัวเลขแต่ละตัวในชุดข้อมูล เช่น ในแผนภูมิแท่งคือแท่งแต่ละแท่งในชุดข้อมูล ถ้าเป็นกราฟเส้นตรง คือจุดที่วางอยู่ที่บนเส้นแต่ละจุดของข้อมูล

            3.  ประเภทข้อมูล (Data Category)   แต่ละชุดจะแทน้วยรูปชาร์ตที่แตกต่างกัน เช่น ในแผนภูมิแท่งจะแทนด้วยแท่งสีแตกต่างกันไป

            4.  พื้นที่แผนภูมิ (Chart   Area  )  คือ  พื้นที่ทั้งหมดของแผนภูมิที่แสดงผลออกมา

            5.  พื้นที่การพล็อต (Plot Area)   คือ บริเวณที่แสดงข้อมูลที่ถูกพล็อตไว้ อยู่ระหว่างแกนทั้ง 2 ด้าน คือแกน X และแกน Y   หรือคือพื้นที่ในกราฟที่ใช้แสดงข้อมูล

            6.  แกน (Axes)   ปกติจะมีอยู่ 2 แกน คือ แกน X เป็นแกนในแนวระดับ แกน Y เป็นแกนในแนวดิ่ง และถ้าเป็นแผนภูมิแบบ 3 มิติ จะมีแกน Z เป็นแกนแนวลึก

            7.  ไตเติล   (Title)   คือข้อความที่ใช้แสดงชื่อแผนภูมิ แกนของแผนภูมิ

            8.  เลเจนด์ (Legend)   คือส่วนที่ใช้บอกประเภทของแผนภูมิ หรือเป็นคำอธิบายชุดของข้อมูลในชาร์ต

            9.  เส้นกริดs (Gridline)   คือ เส้นที่ลากผ่านจากแกนด้านหนึ่งไปยังแกนอีกด้านหนึ่งทำให้ดูข้อมูลหรือประมาณค่าข้อมูลได้ง่ายขึ้น ใช้เปรียบเทียบตัวเลขแต่ละค่าในกราฟ

วิธีการสร้างแผนภูมิหรือชาร์ต

1.  กำหนดพื้นที่การทำงาน
2.  คลิกที่คำสั่งแทรก > แผนภูมิ หรือคลิกที่สัญรูป 
3.  ทำตามขั้นตอนตกลง

ตัวอย่าง ต้องการสร้างแผนภูมิวงกลมร้อยละของผู้ตอบแบบสอบถามจำแนกตามเพศ

1. จะคลุมพื้นที่ A3:B4

2.  คลิกที่คำสั่งแทรก > แผนภูมิ หรือคลิกที่สัญรูป  เกิดกรอบโต้ตอบ เลือกชนิดของแผนภูมิเป็นวงกลมคลิกต่อไป (next) ชื่อเรื่องพิมพ์หัวข้อ คลิกป้ายชื่อเพื่อแสดงค่าและเปอร์เซ็นต์

เลือกชนิดของแผนภูมิ

จะปรากฏตัวช่วยสร้างแผนภูมิในขั้นที่ 3-4 ตัวเลือกแผนภูมิ เลือกแถบ ป้ายชื่อเรื่อง (Title) ให้กรอกชื่อเรื่องแผนภูมิ  ชื่อแกน X  แกน Y กำหนดให้แสดง Legend สามารถอยู่ส่วนล่าง (Buttom)  มุม (Corner)  ส่วนบน(Top)  ด้านขวา (Right)  และด้านซ้าย (Left) กดปุ่ม ถัดไปt (Nex)

1.    ในขั้นสุดท้ายของการสร้างแผนภูมิ เป็นการวางตำแหน่งแผนภูมิ โดยมีทางเลือก 2 รูปแบบ คือ

3.1    เป็นแผ่นงานใหม่ (As New Sheet)  แผนภูมิที่สร้างเสร็จจะอยู่ในเวิร์กชีตใหม่

3.2    วัตถุใน (As Object in  )  แผนภูมิที่สร้างเสร็จแล้วจะอยู่ในเวิร์กชีตที่กำลังทำงานอยู่หรือเลือกการวางจาก Drop Down List Box ข้างหลัง

กำหนดการนำแผนภูมิไว้ที่หน้าใด ถ้าไว้แผ่นงานใหม่คลิกที่เป็นแผ่นงานใหม่ ถ้าต้องการไว้หน้าเดียวกับข้อมูล เป็นวัตถุใน คลิกเสร็จสิ้น

9.

การปรับแต่งส่วนประกอบของแผนภูมิหรือชาร์ต

1.       การเปลี่ยนแผนภูมิระหว่างแผนภูมิแบบเป็นวัตถุ ไปเป็นแบบแผ่นงานใหม่

1.1    คลิกที่รูปแผนภูมิที่ต้องการเปลี่ยน

1.2     คลิกขวา จะปรากฏรายการให้เลือก ตำแหน่งที่ตั้ง (Location)

                  1.3    จะปรากฏกรอบโต้ตอบชื่อ ตำแหน่งของแผนภูมิ (Chart Location)

1.4     เลือกตำแหน่งตามที่ต้องการ

1.5    กดปุ่ม ตกลง (OK)

2.       การเปลี่ยนรูปแบบของแผนภูมิ

2.1    คลิกที่รูปแผนภูมิที่ต้องการเปลี่ยน

2.2    คลิกขวาจะปรากฏรายการให้เลือก ชนิดของแผนภูมิ (Chart Type)

2.3    เลือกชนิดของแผนภูมิตามที่ต้องการ

2.4    คลิกปุ่ม ตกลง (OK)

การจัดรูปแบบของแผนภูมิหรือชาร์ต

            หากต้องการเปลี่ยนแปลงลวดลาย แบบอักษร และการวางคำอธิบายรายการในแผนภูมิ (Legend)

1.       ดับเบิ้ลคลิกที่คำอธิบายรายการในแผนภูมิ (Legend)

2.       จะปรากฏกรอบโต้ตอบของจัดการรูปแบบคำอธิบายแผนภูมิ

3.       คลิกเลือกแถบ ลวดลาย (Patterns)

องการเพิ่มลักษณะพิเศษ ให้คลิกปุ่ม เติมลักษณะพิเศษ (Fill Effects) แล้วกดปุ่ม ตกลง (OK)

ถ้าต้องการเปลี่ยนสีแผนภูมิ คลิกที่ช่องต้องการเปลี่ยนสี คลิกขวา จัดรูปแบบจุดข้อมูล เติมลักษณะพิเศษ ทำการเลือกรูปแบบที่ต้องการ  แล้วกดปุ่ม ตกลง (OK)